IT manažer

Co mám většinou na začátku...

• High level přehled o týmech, jejich provozní agendě a zapojení do projektů.

• Podrobnější informace si musím vždy vyžádat od podřízených.

• Pro zajištění požadovaných aktivit (provozních i projektových) mi chybí přehled o tom, na čem moji lidé aktuálně pracují, na čem pracovali v minulých obdobích a kolik je to stálo času a na jaké projekty jsou plánováni v budoucnu.

• V určitých případech bych rychle potřeboval vidět průběh řešení konkrétního požadavku/úkolu, abych byl schopen reagovat na neúplné nebo nepravdivé informace a obhájit práci svých lidí nebo naopak hned identifikovat, kde došlo k chybě.

Co budu mít na konci…

• Vím, kolik incidentů je vyřešeno po termínu.

• Vím, jaké mají pracovníci priority činností.

• Mám přehled všech projektů, jaké požadavky řeší, jaké úkoly v souvislosti s nimi byly komu rozdány, jaký je stav těchto úkolů, v jakém stavu je testování, jak probíhal jednotlivý úkol, kolik času pracovník na řešení úkolu spotřeboval, jaké celkové kapacity byly na jednotlivých projektech spotřebovány, jaký byl původní plán.

Projektový manažer

Co mám většinou na začátku...

• Úkoly a domluvenou součinnost s pracovníky na projektu eviduji v Excelu. Potvrzení o zadání úkolu a jeho výstupy mám v emailech.

• Chybí mi strukturování projektu na jednotlivé fáze, změnová řízení, testování a možnost dostat se rychle z úrovně projektu k jednotlivým úkolům a stavu jejich řešení.

• Potřebujeme lépe plánovat zdroje a sledovat jejich následné použití na projektu.

Co budu mít na konci…

• Projekty jsou strukturované do logických celků, zadávám úkoly a sleduji snadno jejich plnění. To vše v jednotném prostředí zajištujícím automatické notifikace při zadávání/předání úkolu, blížícím se či překročeném termínu (eskalace).

• Mám přehled o procesu testování, testovacích scénářích, které byly prováděny, chybách které byly hlášeny a stavu řešení těchto chyb. Mám přehled o tom, zda můj projekt nekoliduje s jinými projekty z pohledu plánovaných změn.

• Mohu plánovat zdroje na projektu, s ostatním projektovými kolegy řešit kolize (realokace zdrojů) a mám přehled o utilizaci zdrojů (čas strávený řešiteli na úkolech, které jsem vydal).

Řešitel

Co mám většinou na začátku...

• Úkoly dostávám zadány ústně nebo mailem. Těžko se orientuji v historii spojené s řešením a změnami v zadání či prioritách.

• Zadavatelé a manažeři mi zpětně tvrdí, že jsme se původně domlouvali jinak. Fakta se mi nedaří doložit, protože to obnáší prohledávání emailů, pokud vůbec existují.

• Nejsou daná pravidla pro potřebný datum dokončení (garantované lhůty pro standardní úkony a dohodnuté termíny pro složitější úlohy).

Co budu mít na konci…

• Pracovní úkoly mám k dispozici v jednom centrálním systému bez ohledu na to, zda jde o provozní incident, katalogový požadavek, požadavek z projektu, testování, stížnost klienta atd. Vždy je jasný zadavatel požadavku, jeho datum, řešitel, průběh řešení. Změny jsou průkazné – již se nedohadujeme, kdy kdo co dodal, řekl nebo doplnil.

• Plánovaný datum dokončení úkolu se řídí danými pravidly.

Business manažer

Co mám většinou na začátku...

• Chybí mi přehled o plánovaných odstávkách aplikací.

• Chybí mi přehled o incidentech v aplikacích klíčových pro chod mého útvaru.

• Chybí mi přehled plánovaných změn v aplikacích, které jsou pro můj útvar klíčové a zapojení mých pracovníků do projektů (konkrétní úkoly a čas, který na nich strávili).

Co budu mít na konci…

• Ve svém dashboardu vidím plánované odstávky aplikací

• Vidím přehled incidentů, které narušili chod pro mě důležitých aplikací. Vidím, jak rychle byly vyřešeny a zda bylo dodrženo SLA. Mám k dispozici celkové přehledy/grafy i historii jednotlivých incidentů.

• Mám k dispozici přehledy změn ve svých aplikacích – těch plánovaných/připravovaných, těch probíhajících i těch již dokončených. Vidím, na čem moji lidé pracují a kolik času je to stojí.

Běžný zaměstnanec

Co mám většinou na začátku...

• Informace udržuji často po Excelech a Wordech. Vadí mi, že řada mých agend není v centrálním systému.

• Řadu věcí musím dělat ručně, i když by šly zautomatizovat. Moje podněty na zlepšení se nedaří prosadit.

• Informace často musíme přepisovat do jiných systémů.

Co budu mít na konci…

• Jeden centrální systém s přehledným menu a dostupností agend dle přístupových oprávnění. Veškeré změny jsou logovány.

• Rutinní procesy jsou automatizovány. Moje nápady na vylepšení aplikace mohu realizovat v testovacím prostředí a nechat pak přenést i do skutečného systému.

• Přenášení informací je zautomatizováno a šetří můj čas.

Auditor

Co mám většinou na začátku...

• Informace o systémech získávám prostřednictvím interview správců aplikací.

• Řadu informací mají uživatelé uloženu v Excelech nebo jiných systémech, které neumožňují dohledat původce dat (audit trail) a řídit přístup na data.

Co budu mít na konci…

Dva typy benefitů:

1. Informace o systémech

   • Správci aplikací udržují data o systémech v jednom centrálním systému.

   • Mám k dispozici souhrnné sestavy za celý informační systém o používaných technologií, end of life systémů, zajištění zástupnosti správce systému, podpory ze strany vendora, RTO, DRP a to vše ve vazbě na význam aplikace (Business Impact Analysis).

2. Business má svoje kritická data, která dosud byla i aplikacích typu Excel, v centrální databázi přístupné přes webové rozhraní s řízením přístupových práv a audit trail.