Master data a praktická práce s nimi

17.11.2019

Použitelnost řešení je klíčová pro úspěšné zavedení Master Data Management systému ve firmě. I u systémů pro správu master dat se totiž často můžete setkat s tím, že i renomovaná firma vám nabídne něco, co v praxi bude velmi těžko použitelné. Jak se tomuto vyhnout? Zde je několik tipů, na co si dát pozor a na co se vašich dodavatelů ptát.

1. Nový čísleník - Konfigurace nebo vývoj?

Pokud zvažujete pořízení Master Data systému, jistě si ho necháte předvést. Svou podstatou jde úhelný kámen vašeho informačního systému. Nepořizujete si ho na přechodné období, naopak ho budete integrovat s mnoha dalšími systémy, které z řešení pro správu master dat budou benefitovat.
I když se vám to zpočátku nebude třeba zdát, postupně zjistíte, že ve vaší firmě budete chtít řešit desítky a stovky nejrůznějších master dat.
Od dodatele si nechte důkladně vysvětlit, jak se nový číselník vytváří. Pokud získáte dojem, že nejde jen o konfiguraci (naklikání vlastností), ale spíše vývoj (programování ze strany dodavatele), zpozorněte. Určitě se na dodavatele nebudete chtít obracet pokaždé, když budete vytvářet nový číselník.

2. Hodnoty Od Do – Pravidla

Naprostá většina (ne-li všechna) master dat pracují s platností Od – Do.

 
Pro tyto hodnoty platí několik pravidel. To elementární, které by měl systém podporovat je, že Od je vždy menší než Do. Je jich ale víc.

3. Hodnoty Od Do – Překrývání intervalů

Představte si, že chcete evidovat přiřazení obchodních zástupců k vašim zákazníkům. Zástupci se mohou v průběhu roku měnit a přiřazení může být zásadní pro výpočet bonusu.

 
Systém by měl zajistit, že v jeden okamžik definovaný platností Od Do, nebudou k jednomu zákazníkovi přiřazeni dva obchodní zástupci. Zní to naprosto triviálně, ale přesto toto není automatické chování u všech systémů, které o sobě tvrdí, že řeší Master Data Managament. Pokud vám dodavatel bude tvrdit, že toto si musí zajistit uživatelé sami, jděte dál. Nenechte se přesvědčit, že byste si data měli exportovat např. do Excelu, tam si vše zkontrolovat a pak nahrát zpět do Master Data systému.

Dejte si pozor, ale ještě na jinou věc. Pokud máte jeden dlouhý interval přiřazený jednomu obchodnímu zástupci a nyní chcete vložit záznam dovnitř tohoto intervalu, protože např. po čtyři měsíce se bude o daného zákazníka starat někdo jiný, co se stane?

Pokud vám dodavatel bude tvrdit, že původní záznam musíte ukončit, pak vložit nový pro dané čtyři měsíce a pak zase nový po čtyřech měsících, pošlete dodavatele domů. Jde o hloupé řešení, z kterého budou vaši uživatelé šílet, ve chvíli, kdy budou spravovat mnoho číselníků a mnoho dat.

Správné řešení je prostě založit nový záznam s novým obchodním zástupcem pro dané čtyři měsíce a systém sám ví, že si původní záznam musí rozdělit na dva nové, aby nedocházelo k překrývání.

4. Hodnoty Od Do – Nepokryté intervaly

S hodnotami Od Do souvisí i otázka Nepokrytých intervalů. Dělá vám problém, že u některého zákazníka není pro určité období přiřazen žádný obchodní zástupce? Nejspíš ano. Jde pravděpodobně o opomenutí, na kterou byste měli být upozorněni. Řeší toto systém, který zvažujete? Pokud ne, váš dodavatel se vám snaží prodat něco, co není domyšleno pro praktické použití.

 
Nepokryté intervaly by měli být zvýrazněny a vy byste měli být schopni na jedno kliknutí vytvořit potřený záznam s předvyplněním potřebných intervalů.

5. Hromadné změny

V praxi nebudete upravovat jen jednotlivé záznamy. Budete potřebovat např. upravit všechny záznamy v jedné zemi nebo regionu, všechny záznamy určitého pracovníka atd. Pokud vás systém bude nutit upravit jeden záznam po druhém, opět je něco špatně.

 
V praxi budete potřebovat upravit třeba 300 záznamů najednou. Pokud bude systém umožňovat hromadnou změnu, ale to bude obnášet zaškrtnout 300 záznamů, pak tato hromadná změna může být nereálná. Varianta export do Excelu, úpravy v Excelu a importu zpět je opět nepřijatelná z důvodu chyb, kterých se dopustíte, protože Excel vám neohlídá pravidla, kvůli kterým máte Master Data systém.

 
Správným řešením je vyfiltrování potřebných záznamů podle pravidel, která si zvolíte a hromadná změna bez zaškrtávání.

6. Grafické znázornění intervalů

Pokud se podíváte na seznam vašich dat, měli byste se orientovat, kdy platí jaký záznam – v našem případě, kdy je kdo zodpovědný za daného zákazníka. Že vám to není z těchto dat zcela jasné? Ani se nedivím. Zkuste se dodavatele zeptat, zda je data možné zobrazit graficky, formou linií zobrazujících od kdy do kdy platí co. Pokud od dodavatele uslyšíte, že Master Data systém není grafický software, zamyslete se, zda jde pouze o výmluvu a neschopnost uznat oprávněnost vašeho požadavku nebo daný člověk skutečně žije ve světě o víc jak dvacet let zpátky, kdy grafický software byl specifickou kategorii a v oblasti správy dat jsme používali zelené obrazovky pouze s textem.

 
Správné zobrazení by mělo vypadat nějak takto. Vizuálně hned zjistíte, jak to s daty vypadá. Proklikem se dostanete na detail záznamu, který můžet upravit, nebo hned založíte nový pro chybějící interval.

7. Data musí být schopen spravovat běžný uživatel

To klíčové u master dat je dostat jejich správu z IT do business. Business týmy ví, jaká data jsou potřeba a odpovědnost za jejich správu není vhodné přenášet na IT nebo nějaký centrální tým. To vede ke komunikačním prodlevám a neefektivitě. Pokud vám dodavatel nabízí, že bude data spravovat za vás, je to od něj hezké, ale takové řešení bude výhodné pro něj, nikoli pro vás. Vzdali byste se tím klíčových kompetencí souvisejících s vaším businessem. Slušná firma se vás nebude snažit zatáhnout do řešení, z něhož budete brzy nešťastní, ale naopak by vás měla přesvědčit o životaschopnosti a uživatelské přívětivosti systému, který byste měli spravovat sami, protože Master data se dotýkají celého vašeho informačního systému.