Plánování kapacit na projektech

29.11.2016

Plánování kapacit je předpokladem pro optimální využívání zdrojů a předchází konfliktům v případech, kdy dva projekty požadují stejné řešitelské zdroje ve stejný čas.

ObjectGears řeší řadu ITIL procesů, včetně change managementu a pomáhá udržet přehled i v projektech, které tyto změny realizují. Nedávno jsme přidali ucelenou oblast týkající se plánování kapacit. Dosavadní oblasti řešící plánování a prioritizaci firemních programů a portfolií a jejich rozpad do projektů a práci na projektech ve smyslu zadávání úkolů projektovým manažerem řešitelům se rozšiřují o:

plánování potřeby zdrojů projektovým manažerem v průběhu času (požadavky na tým nebo konkrétní řešitele v konkrétním období - např. po měsících)
schvalování požadavků od projektových manažerů manažery řešitelských týmů
vykazování času stráveného na řešení konrétních úkolů jejich řešiteli
reporting požadovaných, schválených a vykázaných kapacit (člověkodnů/mandays)

V malých týmech plánování obvykle probíhá formou ústních jednání mezi konkrétními lidmi. Jde často o nejefektivnější způsob řešení plánování. S nárůstem množství změn, které je třeba dělat, množství řešitelů a potřeb měnit priority však velmi brzy zjistíme, že tento způsob již nevyhovuje. Problém je nejen chybějící evidence dohod a plánů, ale hlavně mechanismus, kterým by schvalování a dohody měly být realizovány. Při větším objemu agendy již nelze volit osobní setkání projektového manažer s manažerem řešitelského týmu. Požadavky vycházejí z mnoha projektů a vedou k řadě řešitelských týmů. Protože se priority projektů také v průběhu času mění, nové projekty startují a u již běžících se jejich požadavky upřesňují, je třeba proces plánování pravidelně opakovat. Na to, co zpočátku společnost řeší často ve formě složitější tabulky, přestává Excel již stačit.

Co konkrétně by měl takový systém zajistit?

Každý projektový manažer ví, jak má projekt rozplánován, jaké pracovníky bude kdy potřebovat a zda, je tato potřeba pouze jeho plánem, požádal o zdroje nebo mu přidělení řešitelských zdrojů již bylo schváleno/zamítnuto.
Každý manažer řešitelského týmu ví, jaké požadavky na něj přicházejí z jednotlivých projektů. Je schopen vidět kolize nebo naopak problém s nevyužitím jeho týmů. Problémy pak může eskalovat za účelem sladění očekávání projektů s reálnými možnostmi firmy. Požadavky může schvalovat nebo zamítat.
Projektový manažer plánuje úkoly s uvedením očekávané pracnosti. Systém hlídá, aby na dané období nebyly zadány úkoly, jejichž pracnost přesahuje schválené kapacity řešitele.
Řešitel eviduje, co který den, na kterém projektu dělal a kolik času tím strávil. Je tedy schopen prokázat, na čem který konkrétní den pracoval. Výkazy lze dále použít např. jako podklad k aktivaci majetku, který v rámci projektu vzniká nebo je zhodnocován.
Projektový manažer má přehled o průběhu úkolů včetně času, který na nich řešitelé již strávili. Má možnost přejít od celkového přehledu do detailu a vidět, co se dělalo který konkrétní den a kolik práce na této činnosti řešitel strávil.
Projektový manažer schvaluje výkazy práce řešitelů přidělených na jeho projekt a má tedy přehled o čerpání.
PMO (Project management office) má přehled o situaci a dokáže identifikovat kolize zdrojů nebo jejich přealokaci a hlídat soulad plánu projektů se závěry odsouhlasenými na steering committee programů a portfolií.

Následující schéma zobrazuje ideální cestu plánování a utilizace zdrojů. Systém však musí být připraven i na řešení všech možných variant.

Nový systém kapacitního plánování implementujeme právě u jednoho z našich zákazníků. Těšíme se, až vám budeme moci přinést zkušenosti s používáním nového systému přímo od našich uživatelů.

Příklad obrazovky - Zdroje projektu

V rámci jednotlivých let, v nichž projekt běží, je třeba detailněji plánovat zdroje a rozpadnout přidělené člověkodny na jednotlivé potřebné role, týmy nebo konkrétní pracovníky. Plán čerpání těchto zdrojů na měsíční bázi umožňuje identifikovat kolize s jinými projekty v poptávce stejných zdrojů nebo naopak nevyužití kapacit.