Proč řídit projekty v ObjectGears

25.06.2015

Přínosy řízení firmy projektovým způsobem si dnes uvědomuje čím dál více společností. Výhodou projektového přístupu je jeho zakotvení co do scope, cílů a výsledků. Tyto výsledky má projekt přinést v určeném čase a za vynaložení určených zdrojů (finance, kapacity lidských zdrojů). V rámci projektu se ustavuje dočasná organizace, která napomůže efektivnímu dosažení cílů projektu. Jde o projektového manažera, sponzora, řídící výbor, quality assurance, řešitele a další role.

Vše, co hodlá firma změnit, tak lze transformovat do sady projektů. Projekty mohou realizovat jednotlivé cíle firmy či nové procesy a produkty, které chce společnost zavést. Za dodání projektů je jasně určena zodpovědná osoba (projektový manažer, delivery manažer). Je jasné, kolik firmu jednotlivé projekty budou stát (mají jasně dané zdroje), co dodají a kdy. Tento moderní přístup oproti tradičním způsobům řízení vyniká efektivitou dosažení výsledků.

Malé společnosti často řeší svoje agendy bez informačního systému tak, že si jednotliví pracovníci vedou svoje úkoly v poznámkových blocích. Zaznamenání úkolu rukou na papír je sice často nejrychlejším způsobem, avšak připravujeme se tak o výhody, které nám přináší informační systém - sdílení informací o úkolech, průkaznost jejich zadání, informace o tom, kdo, kdy udělal co, zařazení do kontextu, schopnost převzít práci a informace. S růstem společnosti již papírová evidence není možná a začínají se řešit otázky koordinace projektů, plánování zdrojů, řízení změny, produktivity práce...Zde si už bez vhodného informačního systému nevystačíme.

Proč použít pro řízení projektů ObjectGears?

  • ObjectGears řeší řízení projektů jednoduchým modelem EasyTask, který je vhodný pro menší týmy, nebo ucelených modelem pro řízení programů a portfolií, jednotlivých projektů a změnových požadavků. Druhé řešení má návaznosti na další procesy (Change management, Release Management, Test management atd.).
  • Flexibilita ObjectGears umožní řešení maximálně přizpůsobit požadavkům zákazníka.
  • Jednotliví uživatelé mají frontu svých úloh a o přidělení úkolů jsou informováni emailovými notifikacemi.
  • Uživatelé mohou se systémem pracovat jak na počítači, tak na tabletu nebo chytrém telefonu.
  • Projektový manažer má přehled postupu prací. U jednotlivých úkolů může sledovat, kdy kdo, co provedl.
  • Zaznamenávání akcí působí pozitivně na produktivitu pracovníků, protože je vždy jasně vidět, kvůli komu, která činnost neproběhla včas.
  • Ve větších společnostech je důležitý i pohled na celé portfolio projektů. Jde o otázku plánování rozpočtů, požadovaných zdrojů, řešení kolizí v situacích, kdy určité profese v daný okamžik žádá příliš mnoho projektů nebo naopak nedostatečného využití kapacit pracovníků. Na to navazuje proces finančního řízení.

 

Příklady obrazovek

Detail Projektu

V rámci projektu definujeme jeho kód, název, popis, závislosti na jiných projektech, status, celkové interní náklady v člověkodnech a externí náklady v penězích. Určujeme sponzora, delivery managera a projektového manažera, projekt můžeme zařadit do kategorie a projektového portfólia či programu. Daĺší řadu informací o projektu sledujeme na záložkách ve spodní části obrazovky. Jde o úkoly přidělené přímo na úrovni projektu, fázování projektu, harmonogram, změny prováděné v rámci projektu, roadmapa projektu (celkový pohled na projekt z hlediska plánovaných člověkodnů a výdajů v jednotlivých letech) a detailní plán jednotlivých zdrojů (interních kapacit).

Detail projektu

Zdroje Projektu

V rámci jednotlivých let, v nichž projekt běží, je třeba detailněji plánovat zdroje a rozpadnout přidělené člověkodny na jednotlivé potřebné role. Plán čerpání těchto zdrojů na měsíční bázi umožňuje identifikovat kolize s jinými projekty v poptávce stejných zdrojů nebo naopak nevyužití kapacit.

Zdroje projektu

Detail Portfolia

Klíčovými vlastnostmi portfolia jsou název, kód, vlastník, popřípadě nadřízené portfolio. Ve spodní části obrazovky vidíme přehledy podřízených portfolií, programů a projektů a také roadmapu portfolia - plán zdrojů (mandays, finance) na jednotlivé roky.

Detail portfolia

Detail Programu

Klíčovými vlastnostmi programu jsou název, kód, vlastník, popřípadě nadřízené portfolio či program. Ve spodní části obrazovky vidíme přehledy podřízených programů a projektů a také roadmapu programu - plán zdrojů (mandays, finance) na jednotlivé roky.

Detail programu

.

Více informací naleznete v popisu procesu Project management a Program a portfolio management.